Auditoría de tareas repetitivas
Una semana de registro estructurado del equipo y una tabla con cada tarea, su frecuencia, su duración y su coste anual. Suele ser el documento más incómodo y más útil del proyecto.
Servicio
Automatización del trabajo repetitivo que te está costando dinero
Recuperar las horas que hoy se van en copiar datos de un sitio a otro, y devolvérselas a tu equipo para el trabajo que sí paga.
Para quién es
Esto encaja si te reconoces aquí
- 01
Equipos que pasan información a mano entre dos herramientas varias veces al día
- 02
Negocios donde el seguimiento comercial depende de que alguien se acuerde
- 03
Empresas con informes mensuales que consumen días de trabajo manual
Qué incluye
Todo lo que incluye
Priorización por retorno
Se automatiza primero lo que más ahorra con menos riesgo. Nada de empezar por lo técnicamente más vistoso.
Integración entre tus herramientas
Conectar lo que ya usas: formularios, hojas de cálculo, CRM, facturación, correo, calendario. Casi nunca hace falta comprar software nuevo.
Automatizaciones con control humano
Todo lo que toca a un cliente pasa por una persona antes de salir. Automatizar no es perder el control, es dejar de hacer el trabajo mecánico que hay alrededor de la decisión.
Documentación y plan B
Cada automatización se entrega documentada y con su procedimiento manual de respaldo. Si un día falla, el negocio sigue funcionando.
Medición del ahorro
A los treinta y a los noventa días revisamos las horas realmente recuperadas. Si una automatización no ahorra lo previsto, se corrige o se retira.
El coste que nadie tiene en su contabilidad
Una tarea de doce minutos que se repite tres veces al día parece inofensiva. Al año son ciento cincuenta horas. Casi un mes de trabajo de una persona, dedicado a mover información de una pantalla a otra.
Ese coste no aparece en ninguna cuenta de resultados. No hay una factura de “trabajo repetitivo”. Por eso se tolera durante años.
Y hay un segundo coste, menos visible y más caro: el trabajo repetitivo hecho por personas se equivoca. Un dato mal copiado en un presupuesto, un pedido que no llega al almacén, un cliente al que nadie llamó porque su formulario se quedó en una bandeja de entrada.
Qué se automatiza bien y qué no
No todo debe automatizarse, y una parte de nuestro trabajo es decirte qué dejar en paz.
Se automatiza bien lo que tiene reglas claras, ocurre a menudo y no requiere criterio: mover datos entre sistemas, generar documentos a partir de una plantilla, avisar a alguien cuando se cumple una condición, montar informes recurrentes, encadenar recordatorios de seguimiento.
No se automatiza lo que exige juicio, lo que pasa tres veces al año, ni aquello cuyo proceso todavía cambia cada mes. Automatizar un proceso inestable es congelar un error.
El orden importa
Este servicio va casi siempre después de la estandarización de procesos, y no por vender dos proyectos: es que automatizar un caos produce un caos más rápido y más difícil de depurar. Si el proceso no está claro, primero se aclara.
Cuando el proceso ya está ordenado, la automatización suele ser sorprendentemente sencilla y barata. La parte difícil era la anterior.
Cómo se entrega
Semana 1 — Medición. El equipo registra sus tareas repetitivas durante cinco días con una plantilla que damos. Sin estimaciones de memoria: datos.
Semana 2 — Priorización y diseño. Tabla de coste anual por tarea, elección de las dos o tres de mayor retorno y diseño del flujo, incluidos los casos en que debe parar y avisar a una persona.
Semanas 3 y 4 — Construcción y pruebas. Se monta, se prueba con datos reales en paralelo al proceso manual y solo se cambia cuando ha funcionado bien varios días seguidos.
Entrega. Documentación, formación al equipo y procedimiento de respaldo. Revisión de ahorro real a los treinta y a los noventa días.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Voy a tener que despedir a alguien?
No es el objetivo ni suele ser el resultado. Lo que pasa en la práctica es que el equipo deja de dedicar el treinta por ciento de su jornada a copiar y pegar, y lo dedica a atender clientes o a vender. En empresas pequeñas esto suele significar poder crecer sin contratar todavía.
¿Qué herramientas usáis?
Las que ya tienes, siempre que sea posible. Cuando hace falta un conector usamos plataformas como Make o n8n, y cuando el caso lo justifica escribimos un script a medida. La decisión se toma por coste total y por quién va a mantenerlo, no por moda.
¿Y si mi proceso es demasiado particular?
Casi todos los procesos parecen particulares vistos desde dentro. Al desmontarlos, el noventa por ciento son la misma estructura: recoger un dato, validarlo, moverlo, avisar a alguien. Lo particular suele estar en las excepciones, y esas se dejan en manos de personas a propósito.
¿Cuánto cuesta mantener esto cada mes?
Depende del volumen, pero para una pyme típica suele estar entre veinte y sesenta euros mensuales de licencias. Lo calculamos antes de construir nada y lo comparamos con las horas que ahorra.
¿Puedo empezar por algo pequeño?
Es lo que recomendamos. Una sola automatización, la de mayor retorno, entregada en dos semanas. Con el ahorro medido delante es mucho más fácil decidir si seguir.
Automatización
¿Lo vemos aplicado a tu caso?
Media hora para entender tu situación concreta y decirte con franqueza qué necesitas ahora.